PajakOnline.com—Surat penagihan merupakan surat yang dibuat dan dikirimkan oleh pemilik usaha kepada pembeli atau mitra bisnisnya. Tujuannya untuk mengingatkan dan menagih pembeli agar melakukan pembayaran atas barang/jasa yang sudah diterima.
Umumnya surat tagihan dibuat ketika terdapat utang usaha. Namun, pengiriman surat ini harus disepakati oleh kedua belah pihak. Jadi ketika pembeli belum melakukan pembayaran sesuai perjanjian yang telah disepakati, pemilik usaha dapat membuat dan mengirimkan surat tagihan agar pembeli dapat menyelesaikan kewajiban tersebut.
Fungsi utama surat tagihan adalah sebagai pengingat bagi pembeli atau mitra bisnis agar dapat membayar barang/jasa yang telah diterima.
Lebih lanjut, surat ini memiliki beberapa fungsi, di antaranya:
1. Bukti Terjadinya Transaksi Jual-Beli
Surat penagihan ini berfungsi sebagai bukti bahwa telah terjadinya transaksi jual-beli, sehingga jika salah satu pihak menyalahi kesepakatan yang ada, hal tersebut dapat dilanjutkan ke proses hukum.
2. Memberikan Efek Pada Peminjam
Surat penagihan ini juga dapat menjadi solusi bagi pemilik usaha yang mengalami kesulitan saat mengumpulkan pembayaran dari pembeli maupun mitra bisnisnya. Jadi dengan adanya surat ini, dapat memberikan efek pada penerimanya agar dapat merespon untuk memberikan kabar terkait kewajibannya untuk membayar utangnya.
3. Menghindarkan dari Kerugian Usaha
Pengiriman surat tagihan ini berfungsi sebagai upaya agar pemilik usaha dapat menghindari kerugian dari utang yang tidak dibayar. Dengan surat ini, diharapkan pembeli dapat mengingat utang yang belum dibayar dan segera melunasinya.
4. Menghindarkan Denda bagi Pembeli
Berikutnya, surat tagihan ini juga berfungsi untuk menghindarkan pembeli dari denda akibat utang yang belum dibayarkan. Dengan itu, pembeli tidak terkena beban denda dan dapat membayar utang sebelum jatuh tempo dari tanggal yang disepakati.
5. Memantau Kualitas Kredit Pembeli
Surat tagihan juga dapat berfungsi sebagai alat untuk memantau kualitas kredit pembeli atau mitra usaha. Pemilik usaha dapat mengetahui jika kualitas kredit pembeli baik atau tidak, dengan menghitung banyaknya surat tagihan yang dikirimkan pada mereka. Nantinya, jumlah surat tersebut dapat menjadi pertimbangan untuk membuat keputusan yang melibatkan pembeli atau mitra usaha tersebut.
Surat penagihan memiliki beberapa kompenen penting, yakni diantaranya:
1. Kop surat
2. Nomor surat
3. Identitas pihak yang dituju (pembeli atau mitra usaha)
4. Nomor order atas pembelian yang belum dibayar
5. Kode transaksi, nomor delivery order (DO) atau nomor surat jalan.
6. Rincian barang dan/atau jasa yang sudah dibeli
7. Sub total, diskon, dan total utang yang perlu dibayar
Selanjutnya, terdapat juga beberapa hal yang perlu dituliskan di dalam dokumen penagihan, seperti penjelasan lengkap mengenai tanggal jatuh tempo atas utang yang perlu dibayar. Selain itu, pemilik usaha juga dapat menuliskan solusi atau alternatif penyelesaian utang tersebut.
Pada umumnya, setiap perusahaan memiliki format penulisan tersendiri, termasuk dalam membuat surat penagihan. Setiap perusahaan juga membuat dan mengirimkan surat untuk tagihan yang beragam, seperti surat tagihan pembayarana proyek, surat tagihan langganan internet, surat tagihan utang bank, surat tagihan atas pembelian barang, dan sebagainya.
Perlu diketahui, surat penagihan tidak selalu dikirimkan pada semua pembeli atau mitra usaha yang melakukan transaksi. surat ini biasanya dikirimkan ketika pembeli menunggak pembayaran atau pelunasan melewati tanggal yang disepakati. (Azzahra Choirrun Nissa)
