Purchase Order (PO) Berikut Penjelasannya

PajakOnline.com—Purchase Order atau PO adalah dokumen resmi yang dibuat pembeli untuk diberikan kepada penjual yang di dalamnya berisi daftar barang yang akan dibeli oleh pihak pembeli.

Istilah tersebut juga biasa disebut dengan faktur pembelian atau pesanan pembelian dimana dokumen ini memegang peranan penting dalam sebuah bisnis. Tak hanya itu, dokumen ini juga dapat berfungsi sebagai kontrak terkait dengan barang/jasa yang akan dibeli oleh pembeli.

Fungsi dari dokumen PO antara lain, sebagai berikut:

1. Sebagai bukti pemesanan barang dari pembeli dan komitmen penjual sebagai penerima pesanan.
2. Menghindari kesalahan dalam jumlah pemesanan barang dan spesifikasi produk.
3. Menghindari kesalahan harga pembelian barang sehingga pada saat penagihan dari penjual tidak ada perbedaan harga.
4. Mengingatkan penjual untuk melakukan penyediaan barang sesuai pesanan dan waktu yang dibutuhkan.
5. Membantu melacak pesanan yang masuh sehingga dapat menyederhanakan proses inventaris dan pengiriman.
6. Sebagai dokumen hukum dan membantu menghindari perselisihan di masa mendatang terkait transaksi.
7. Membantu departemen keuangan dalam menyiapkan anggaran sehingga akan lebih siap ketika harus membayar faktur saat jatuh tempo.
8. Membuktikan kepada auditor, kreditur, dan lembaga perpajakan bahwa perusahaan Anda melakukan proses transaksi bisnis dengan cara yang benar.

Secara umum, pada dokumen PO harus mencantumkan beberapa poin penting berikut:

1. Identitas Pemesanan.
2. Rincian Pemesanan.
3. Rincian Produk.
4. Metode Pembayaran.
5. Pengiriman.
6. Nomor Pesanan.
7. Syarat dan Ketentuan.

Banyak yang mengira bahwa PO dan invoice merupakan kedua hal yang sama sebab keduanya sama-sama dokumen yang diberikan antara penjual dengan pembeli, akan tetapi keduanya memiliki perbedaan yakni:

1. PO dibuat oleh pembeli, sedangkan invoice dibuat oleh penjual.
2. PO dibuat sebelum pembelian terjadi, sedangkan invoice dibuat setelah pembelian.
3. PO menginformasikan barang yang dibutuhkan atau dipesan, sedangkan invoice menginformasikan barang yang sudah berhasil dikirim.
4. PO termasuk pengajuan metode pembayaran, sedangkan invoice mencantumkan jatuh tempo pembayaran. (Atania Salsabila)