Cara Cek Masa Berlaku dan Cara Perpanjang Sertel

PajakOnline.com—Sertifikat elektronik atau Sertel ada masa berlakunya. Bagaimana cara mengecek expired atau masa kadaluarsa sertel dan cara memperpanjang sertel? Sesuai ketentuan, penggunaan dan masa berlaku sertel atau sertifikat digital pajak tidak sampai bertahun-tahun.

Oleh karena itu, penting bagi PKP untuk mengetahui cara mengecek dan memperpanjang sertel Anda. Sebab masa berlaku sertel ini akan memengaruhi proses pembuatan Faktur Pajak.

Faktur Pajak elektronik atau E-Faktur dibuat oleh wajib pajak selaku Pengusaha Kena Pajak (PKP) yang melakukan transaksi barang atau jasa kena pajak pertambahan nilai (PPN).

Apabila sertel kadaluarsa atau sudah habis masa berlakunya, maka PKP tidak akan bisa membuat Faktur Pajak.

Sertel tercantum dalam Surat Edaran Direktur Jenderal Pajak Nomor SE-20/PJ/2014 tentang Tata Cara Permohonan Kode Aktivasi dan Password, Permintaan Aktivasi Akun PKP dan Sertifikat Elektronik, serta Permintaan, Pengembalian NSFP, dan Pengawasan NSFP, sebagaimana telah diubah dengan SE-69/PJ/2015.

Sertifikat Elektronik diperlukan agar Wajib Pajak (WP) atau Pengusaha Kena Pajak (PKP) bisa terus mengakses layanan perpajakan secara elektronik.

Jadi, sertel ini digunakan untuk memperoleh layanan perpajakan secara elektronik, seperti:

Permintaan NSFP (Nomor Seri Faktur Pajak)
Pembuatan e-Faktur ( Faktur Pajak Elektronik )
Pembuatan e-Bupot (Bukti Pemotongan Pajak Elektronik)
Pembuatan e-Objection (saluran penyampaian surat keberatan)
Pengajuan pengungkapan ketidakbenaran pengisian SPT
Pengajuan pengungkapan ketidakbenaran perbuatan WP
Layanan perpajakan elektronik lainnya yang disediakan DJP

Cara mengecek masa berlaku dan memperpanjang sertel ternyata cukup mudah. Sesuai namanya, Sertifikat Elektronik pajak ini bersifat elektronik atau digital yang memuat identitas serta tanda tangan elektronik wajib pajak sebagai status subjek hukum pihak-pihak dalam sebuah transaksi elektronik.

Sertifikat Elektronik diterbitkan oleh Direktorat Jenderal Pajak (DJP) atau penyelenggara Sertel.

Dalam Peraturan Direktur Jenderal Pajak Nomor PER-28/PJ/2015 pasal 6 ayat 2 yang sudah diperbarui dengan PER-04/PJ/2020, dinyatakan masa berlaku Sertifikat Elektronik adalah 2 tahun terhitung sejak tanggal Sertel diberikan DJP.

Dalam peraturan itu disebutkan pula menjelang masa berlaku Sertifikat Elektronik habis, maka WP atau PKP harus mulai mengurus perpanjangan Sertifikat Elektronik yang baru.

Berikut ini cara mengecek masa berlaku Sertel;

1. Cek online melalui Google Chrome

Berikut cara mengecek masa berlaku Sertifikat Elektronik apakah sudah expired atau belum:

Klik menu di pojok kanan atas (titik 3 ke bawah).
Selanjutnya, pilih menu ‘Setting’ dan klik menu ‘Show Advanced Setting’.
Setelah itu, pilih HTTPS/SSL dan klik ‘Manage Certificate’.
Selanjutnya, klik tombol ‘Certificate’, dan Sertifikat Elektronik akan muncul dan Anda bisa melihat ‘Expiration Date’.

2. Cek melalui Mozilla Firefox

Pilih menu ‘Option’ pada ujung kanan atas.
Selanjutnya pilih menu ‘Advance’ dan klik menu ‘View Certificate’.
Kemudian, pilih ‘Your Certificate’, dan Anda bisa langsung melihat masa kadaluarsa pada ‘Expired On’.

3. Cek melalui ‘Internet Explorer’

Pilih menu ‘Internet Option’, kemudian klik menu ‘Content’.
Selanjutnya klik tombol ‘Certificate’, dan lihat masa berlaku Sertifikat Elektronik e-Faktur Anda pada ‘Expiration Date’.

A. Cek Expired Sertifikat Elektronik Otomatis di Digital Certificate Expiry Notification e-Faktur

Langkah-langkah cara mengecek expired digital certificate pada akun PKP Anda adalah sebagai berikut:

Masuk ke halaman e-faktur.pajak.go.id
Kemudian login dengan NPWP dan password Anda
Setelah masuk ke halaman eFaktur, klik menu “DOWNLOAD SERTIFIKAT DIGITAL“
Lalu klik “Unduh”.
Setelah itu akan muncul notifikasi ( digital certificate expiry notification ) atau masa berlaku sertifikat elektronik Anda.

Berkaitan Sertifikat Elektronik kadaluarsa atau sudah habis masa berlakunya, mengingat proses perpanjangannya sama dengan pengajuan baru, maka permohonan harus memenuhi ketentuan dan syarat yang berlaku.

Pengajuan permintaan sertifikat elektronik baru setidaknya harus memenuhi salah satu alasan berikut ini:

-Masa berlaku sertifikat elektronik akan berakhir atau sudah habis
-Ada penyalahgunaan pada sertifikat elektronik
-Ada potensi terjadinya penyalahgunaan sertifikat elektronik
-Lupa frasa sandi atau passphrase sertifikat elektronik atau tidak diketahui
-Penyebab lainnya yang membuat wajib pajak harus mengajukan permintaan sertifikat elektronik lagi

A. Persyaratan
Berikut persyaratan perpanjangan sertifikat elektronik pajak:

-Foto Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP) Perusahaan
-Foto Kartu Tanda Penduduk (KTP) dan NPWP salah satu pengurus
-Scan akta pendirian atau akta perubahan terakhir (apabila terdapat perubahan)
-Foto formulir permohonan sertifikat elektronik melalui e-mail
-Foto diri dalam bentuk swafoto memegang KTP, NPWP, dan Formulir
-Pihak yang dapat mengajukan perpanjangan sertifikat elektronik adalah wajib pajak yang bersangkutan atau pengurus PKP terkait.

PKP terkait bisa direktur atau orang yang namanya tercantum dalam akta pendirian usaha atau akta PKP.

Pengajuan permintaan sertifikat elektronik ini tidak dapat diwakilkan, kecuali pihak yang bersangkutan mengalami kondisi tertentu, seperti sakit yang mengharuskan dilakukan perawatan inap, sedang menjalani masa hukuman pidana, atau terjadi situasi yang bersifat mendesak, misalnya bencana alam.

Berikut prosedur tata cara perpanjang sertifikat elektronik pajak:

Pengajuan permohonan perpanjangan sertifikat elektronik secara elektronik melalui eNofa online atau efaktur.pajak.go.id pada menu permintaan sertifikat digital. Kemudian isi data penanggung jawab perusahaan sesuai petunjuk pengisian, lalu klik “proses”.

Kirim dokumen persyaratan permohonan perpanjangan sertifikat elektronik ke email kpp.218@pajak.go.id.

Terakhir tunggu balasan email dari DJP berupa persetujuan atau penolakan permohonan sertifikat elektronik tersebut.

Berikut ini ketentuan permohonan perpanjangan Sertifikat Elekronik tersebut:

Buat surat permohonan Sertifikat Elektronik yang ditandatangani oleh PKP atau pengurus. Serahkan surat itu secara langsung ke KPP tempat PKP dikukuhkan dan tidak diperkenankan untuk dikuasakan ke pihak lain.

Pengurus sebagaimana dimaksud adalah:
Orang yang nyata-nyata mempunyai wewenang ikut menentukan kebijaksanaan dan/atau mengambil keputusan dalam menjalankan perusahaan sebagaimana di maksud dalam UU KUP; dan
Namanya tercantum dalam SPT tahunan PPh Badan tahun pajak sebelum tahun diajukannya surat permintaan Sertifikat Elektronik.

Surat Pemberitahuan (SPT) Tahunan PPh Badan yang telah jatuh tempo pada saat pengajuan surat permintaan Sertifikat Elektronik harus sudah disampaikan ke KPP dengan dibuktikan asli SPT Tahunan PPh Badan beserta bukti penerimaan surat/tanda terima pelaporan SPT.

Jika pengurus namanya tidak tercantum dalam SPT Tahunan PPh Badan, maka pengurus tersebut harus menunjukkan asli surat pengangkatan pengurus yang bersangkutan dan menunjukkan asli akta pendirian perusahaan atau asli penunjukan sebagai BUT/permanent establishment dari perusahaan induk di luar negeri dan menyerahkan fotokopi dokumen tersebut.

Pengurus harus menunjukkan asli kartu identitas berupa Kartu Tanda Penduduk (KTP) dan asli Kartu Keluarga (KK), serta menyerahkan fotokopi dokumen tersebut.

Dalam hal pengurus merupakan Warga Negara Asing (WNA) harus menunjukkan asli paspor, asli Kartu Izin Tinggal Terbatas (KITAS), atau asli Kartu Izin Tinggal Tetap (KITAP), dan menyerahkan fotokopi dokumen tersebut.

Menyerahkan softcopy pas foto terbaru yang disimpan dalam compact disc (CD) sebagai kelengkapan surat permintaan Sertifikat Elektronik.

Seluruh berkas persyaratan di atas disampaikan ke Petugas Khusus yang bertugas di Tempat Pelayanan Terpadu (TPT) di KPP tempat PKP dikukuhkan.

Bagi WP khususnya PKP, memiliki Sertifikat Elektronik adalah sebuah keharusan untuk menunjang administrasi perpajakan dari aktivitas usahanya yang sangat berkaitan erat dengan pembuatan Faktur Pajak melalui e-Faktur maupun pembuatan bukti pemotongan pajak dengan e-Bupot.

Untuk memperpanjang masa berlaku Sertifikat Elektronik yang sudah kedaluwarsa pada dasarnya semua prosedurnya sama seperti ketika membuat Sertifikat Elektronik untuk pertama kalinya.

Perpanjangan Sertifikat Elektronik kadaluarsa ini harus diurus langsung oleh PKP atau staf yang ditunjuk oleh PKP, seperti direktur atau staf yang namanya tercantum dalam akta PKP.

Proses ini tidak bisa diwakilkan atau dikuasakan pada pihak lain kecuali pengurus (staf perusahaan tersebut).

Berikut cara memperpanjang Sertifikat Elektronik e Faktur secara online:

Pengusaha Kena Pajak melayangkan permohonan Sertifikat Elektronik pada laman e-Nofa (efaktur.pajak.go.id)

Masukkan passphrase pada laman e-Nofa

Hubungi Kantor Pelayanan Pajak (KPP) terdaftar melalui saluran telepon, surat elektronik (email), atau aplikasi pengiriman pesan untuk mendapatkan persetujuan dari petugas khusus.
Petugas khusus nantinya akan melakukan validasi identitas PKP tersebut sebagai berikut:
NPWP, nama, dan alamat tempat tinggal/kedudukan;

NIP (bagi PKP OP) atau NIK yang mengajukan (bagi PKP Badan);

Nomor telepon/HP yang terdaftar di akun pajak; dan

Alamat pos elektronik (email) yang terdaftar di akun pajak.

Jika data-data tersebut sudah terkonfirmasi kebenarannya oleh petugas khusus, maka petugas pajak tersebut akan menerbitkan Sertifikat Elektronik

Pengusaha Kena Pajak tinggal mengunduh Sertifikat Elektronik itu pada laman e-Nofa

Bagi yang ingin mengajukan perpanjang digital certificate yang expired tersebut secara manual, dapat melakukan langkah-langkah berikut:

-Pengurus pajak atau PKP membuat surat permintaan sertifikat elektronik yang sudah ditandatangani

-Menyertakan surat pernyataan persetujuan penggunaan surat elektronik Ditjen Pajak
-Menyertakan SPT Tahunan PPh Badan tahun terakhir dan salinannya
-Melampirkan bukti penerimaan tanda terima pelaporan SPT Tahunan PPh Badan tahun terakhir beserta salinannya
-Melampirkan KTP/Paspor/KITAS/KITAP pengurus PKP dan salinannya
-Menyertakan Kartu Keluarga (KK) pengurus dan salinannya
-Melampirkan softcopy foto terbaru pengurus PKP

Agar diperhatikan, pengurus yang mengajukan perpanjang digital certificate tersebut adalah orang atau pihak yang memiliki kewenangan dalam penentuan kebijakan perusahaan.

Selain itu, nama pengurus tersebut juga harus tertera pada SPT Tahunan PPh Badan tahun terakhir.

Ketika melakukan pembaruan digital certificate tersebut, PKP atau pengurus juga dapat menggunakan passphrase baru atau berbeda dengan passphrase sebelumnya.

Setelah perpanjangan digital certificate berhasil, PKP tidak perlu melakukan registrasi ulang pada aplikasi e-Faktur apabila menggunakan eFaktur desktop DJP, tinggal menggabungkan patch sertifikat elektronik yang sudah diperbarui dengan aplikasi e-Faktur.

Selain disebabkan karena kedaluwarsa, jika Anda menemukan Sertifikat Elektroniknya tidak dapat digunakan pada aplikasi pajaknya, padahal masih berlaku, bisa jadi karena belum terinstal dengan baik saat melakukan login.

Untuk mengatasi hal ini, cek browser.

Jika memang belum terinstal, maka lakukan instalasi Sertifikat Elektronik tidak valid seperti langkah berikut:

Masuk ke setting pada browser
Masuk ke pilihan Advance, pilih certificates
Atau bisa masuk ke setting, lalu cari pada bar pencarian
Setelah itu cari tombol import pada Form certificates manager
Cari file Sertifikat Elektronik Sobat Klikpajak, tekan tombol open
Instalasi akan berjalan.