PajakOnline.com—Tanda terima adalah suatu bukti telah berlangsungnya transaksi serah terima barang, uang, dokumen, atau jasa antar dua pihak. Contoh sederhananya, ketika seorang kurir mengantarkan paket, mereka biasanya meminta penerima barang untuk menandatangani dokumen sebagai tanda terima setelah barang diserahkan.
Tanda penerimaan ini merupakan dokumen yang sangat penting dalam aktivitas bisnis guna menghindari kesalahan yang timbul pada saat pengiriman atau kehilangan barang. Oleh karena itu, surat ini biasanya berisi keterangan barang secara detail, seperti jenisnya, jumlah, nama penerima, dan tanggal penyerahan barang. Meski dalam praktiknya, keterangan dalam surat tersebut bisa saja beragam tergantung kebutuhan masing-masing perusahaan. Namun, setidaknya keterangan tersebut harus tertera dalam dokumen tanda terima.
Fungsi Surat Tanda Terima
1. Sebagai Arsip Keluar-Masuk Barang dan Dokumen Milik Perusahaan
Seperti kita ketahui, surat tanda penerimaan ini sangat penting. Dokumen ini akan menjadi arsip penting ketika terjadi kesalahpahaman antara pengantar dan penerima barang. Dengan adanya surat tanda terima, Anda bisa melacak kebenaran bahwa barang yang diantar sudah diterima.
2. Sebagai Alat Kontrol Internal
Dengan adanya bukti tanda penerimaan ini, perusahaan dapat memastikan bahwa pegawai yang bertanggung jawab untuk menyampaikan dokumen atau barang telah menjalankan tugasnya dengan baik.
Perbedaan Antara Tanda Terima dan Invoice
Anda mungkin penasaran, apa perbedaan antara dokumen tanda terima dan invoice/faktur? Secara sederhana, keduanya dapat dibedakan berdasarkan peran mereka dalam sebuah transaksi.
Invoice adalah dokumen tertulis yang dikeluarkan penjual yang mana di dalamnya terdapat tagihan yang perlu dibayar oleh konsumen. Isi keterangan di dalam invoice biasanya tentang kuantitas, harga, diskon (bila ada), nomor invoice, jumlah dan total pembayaran, tanggal penerbitan faktur, dan tanda tangan penjual.
Invoice ini dikirimkan sebelum dilakukannya pembayaran pada barang untuk menunjukkan total biaya yang harus dibayarkan. Nantinya faktur akan sangat dibutuhkan dalam menyusun laporan laba rugi perusahaan dagang.
Kurang lebih, berikut ini skema alur aktivitas transaksi pada umumnya:
Surat penawaran (Quotation) > Order penjualan (Sales order) > Invoice/Faktur > Surat tanda terima > Kuitansi.
Seperti yang terlihat pada skema di atas, surat tanda penerimaan diberikan setelah invoice diterima dan produk dikirim kepada pembeli. Tujuan dari kedua dokumen ini pun berbeda. Invoice bertujuan sebagai informasi penagihan pembayaran, sedangkan tanda penerimaan hanya terkait penerimaan barang saja. (Wiasti Meurani)
