PajakOnline.com—Offering letter merupakan dokumen pernyataan tertulis sekaligus penawaran secara formal yang diberikan perusahaan kepada calon karyawan yang akan bergabung. Umumnya, surat ini dikirim setelah kandidat melalui beberapa proses seleksi rekrutmen.
Pada umumnya, tujuan dari offering letter ini adalah membantu perusahaan menjabarkan secara rinci fasilitas apa saja yang akan diberikan kepada pekerja. Hal ini menyangkut gaji dan posisi. Diharapkan dengan surat ini, kedua belah pihak telah memahami hak dan kewajibannya masing masing.
Perbedaan Offering Letter dan Kontrak Kerja
Kedua surat ini seringkali dianggap sama, namun offering letter dan kontrak kerja merupakan dua hal yang berbeda. Berikut ini perbedaan keduanya:
Pertama berdasarkan sifatnya, kontrak kerja memiliki sifat yang mengikat secara hukum. Artinya, terdapat perjanjian yang mesti dipenuhi antara kedua belah pihak. Sedangkan, offering letter adalah surat yang bersifat penawaran. Sehingga Anda dapat menimbang terlebih dulu, apakah akan menerima penawaran tersebut atau mengajukan negosiasi.
Perbedaan selanjutnya yakni berdasarkan keterangan status, pada surat perjanjian kerja, perusahaan akan menerangkan secara rinci status dari karyawan yang menerima surat tersebut di dalam judul. Berbeda dengan offering letter yang tidak mencantumkan status calon karyawan.
Biasanya, di dalam kontrak kerja dijelaskan secara rinci status pekerjaan. Apakah Anda karyawan dengan perjanjian kerja waktu tertentu (PKWT) atau dengan perjanjian kerja waktu tidak tertentu (PKWTT). Keterangan mengenai status karyawan menjadi hal yang wajib dicantumkan di dalam kontrak kerja.
Terdapat pula perbedaan pada mekanisme pemutusan kerja. Pasalnya, hal ini tidak akan Anda temui di dalam offering letter. Mekanisme pemutusan hubungan kerja biasanya tertulis pada kontrak kerja. Sedangkan, pada offering letter hanya tertulis tanggal efektif bekerja.
Isi Surat Offering Letter
Beberapa hal harus diperhatikan dalam offering letter adalah hak hingga tanggung jawab Anda selama bekerja di perusahaan tersebut. Biasanya poin-poin ini akan dijelaskan secara rinci di dalam offering letter. Meskipun tiap perusahaan memiliki syarat dan ketentuan yang berbeda, tetapi beberapa hal yang umumnya dicantumkan dalam template offering letter adalah:
1. Nama posisi jabatan
2. Uraian mengenai pekerjaan yang terkait perihal tugas, lingkungan kerja, struktur organisasi, ataupun ketentuan kerja lain pada offering letter adalah wajib.
3. Gaji yang diterima, termasuk rincian gaji sebelum dipotong pajak, nominal gaji bersih, dan tunjangan lain seperti insentif atau bonus akhir tahun.
4. Fasilitas dan benefit yang akan didapatkan, seperti BPJS Ketenagakerjaan, asuransi swasta, laptop dari kantor, uang lembur, dan sebagainya yang sudah dijelaskan dalam proses interview.
5. Jatah cuti sakit, cuti tahunan, cuti hamil dan melahirkan, cuti haid dan lainnya.
6. Kapan tanggal yang efektif untuk mulai bekerja.
7. Tanggal habis tempo, yaitu batas waktu maksimal untuk calon karyawan baru mengembalikan offering letter yang sudah ditandatangani.
Selanjutnya pada bagian akhir offering letter dilengkapi kolom untuk tanda tangan sebagai bukti konfirmasi mengikat. Satu kolom untuk perusahaan, yang umumnya ditandatangani oleh HRD dan kolom satunya adalah untuk calon karyawan.
Cara membalas offering letter
Pihak yang berwenang mengirim offering letter adalah HRD perusahaan. Surat ini dikirim setelah berakhirnya proses tahap akhir dari rangkaian rekrutmen calon karyawan baru. Setelah pihak HRD mengirimkan surat penawaran, Anda akan diberi waktu hingga seminggu untuk memutuskan tawaran tersebut. Namun, Anda bisa langsung membalasnya apabila telah setuju dengan syarat dan ketentuannya.
Waktu yang tepat untuk membalas email offering letter adalah 1×24 jam. Nemun penting untuk menghindari menunda dalam membalas email. (Azzahra Choirrun Nissa)
